Arquivo Público orienta secretarias quanto à organização de documentos

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O Arquivo Público Municipal tem a função de conservar toda a documentação e dados informativos de interesse dos órgãos governamentais e dos cidadãos. Visando estreitar o seu relacionamento com as secretarias municipais e orientá-las quanto às condições adequadas para o trato dos documentos que elas produzem, o Arquivo Municipal está realizando uma série de encontros com servidores desses setores.

“O objetivo desses encontros é mostrar quais são as normas para lidar com os documentos, explicar o arcabouço legal que rege os arquivos, falar sobre idade de documentos e também sobre o seu descarte”, revela o coordenador técnico do Arquivo Público Municipal, Afonso Silvestre.

Para o coordenador, a iniciativa vai contribuir para que o setor receba os arquivos devidamente organizados, para se dedicar às demandas de custódia e conservação.

O primeiro encontro aconteceu na última terça-feira, 14, com servidores da Secretaria Municipal de Saúde. As discussões foram tão proveitosas que surgiu a ideia de uma visita guiada pelo Arquivo Público, para que o grupo conhecesse, na prática, o seu funcionamento. Nessa quarta, 15, os servidores estiveram no Arquivo Público e testemunharam para onde vão e como são armazenados os documentos que eles produzem.

A servidora Delma Canguçu aprovou a iniciativa. “Muitas vezes, o funcionário pode não perceber a importância daquele papel enquanto patrimônio documental. Acredito que essa ação poderá envolver mais essas pessoas, para que elas tenham consciência do significado de guardar adequadamente a nossa produção documental”, afirmou.

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