Arquivo Municipal é pioneiro em normatização gestão documental e arquivística

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Como mais uma etapa da modernização da gestão pública, o Arquivo Municipal de Vitória da Conquista está normatizando a gestão documental e arquivística. Com essas normas, dispostas no Decreto n.º 17.351, o município poderá contar com uma Tabela de Temporalidade de Atividade-Meio, como forma de dar prescrição à documentação; um Regimento Interno, que visa definir rotinas internas da gestão da massa documental; e a Instrução Normativa, que define as normas básicas de gestão de documentos de maneira simplificada.

Sintonizado com o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), essa iniciativa só havia sido registrada pelo Arquivo Público da Bahia, mantido pelo Governo do Estado. Dentre as prefeituras baiana, Vitória da Conquista foi a pioneira a levantar e publicar essas normativas.

Para o coordenador do Arquivo Municipal, Afonso Silvestre, “o advento dessas normas vislumbra um cenário positivo para pesquisadores e a própria população, que poderá contar com uma gestão documental implantada de acordo com as normas técnicas vigentes, além de acelerar os processos de consultas”. Ele destaca ainda que, para a implantação do sistema de gestão, foi fundamental a colaboração dos demais setores do governo.

Sobre o Arquivo – Atendendo a pesquisadores não só de Vitória da Conquista, mas também de outras partes do Brasil, o Arquivo Municipal é guardião da memória de fatos ocorridos na nossa cidade, que em muitos casos acaba por contar a história também da nossa região. Criado em 1978, o Arquivo Municipal conta, em seu acervo, com documentação que data desde a primeira ata da sessão da Câmara de Vereadores, em 1850, ainda no tempo do Império de D. Pedro II, além de fotos, cartazes, ofícios, atas e documentos produzidos pela administração pública.

Localizado em uma área de aproximadamente 1000 metros quadrados, a história de Vitória da Conquista pode ser contada a partir de fotos de eventos públicos e políticos; mapas e plantas arquitetônicas, que datam desde o século passado, até obras públicas mais recentes; e fichas funcionais, como as da extinta guarda municipal da década de 1940, até os servidores empossados nos últimos anos.

De acordo com a Lei de Acesso à Informação (Lei federal nº 12.527/2011), que define os mecanismos de recebimento de informações públicas para a população, o Arquivo Municipal já vinha cumprindo os prazos regulamentados. Agora, as possibilidades de atender a um público ainda maior e com mais agilidade torna ainda mais importantes a implantação dessas normativas.

O Arquivo Municipal funciona na Avenida Juracy Magalhães, nº 3.920, no bairro Felícia. O equipamento dispõe de sala para pesquisadores, além de manter uma agenda permanente de visitas guiadas, e é aberto a todo público de segunda a sexta-feira, das 8 às 18 horas. Dúvidas podem ser esclarecidas no telefone 77 3422 5577 ou pelo e-mail: arquivomunicipal@pmvc.ba.gov.br.

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